TELEDATA ASP MAILKONTOR – rechtssichere E-Mail-Archivierung für Steuerkanzleien

TELEDATA ASP MAILKONTOR erweitert Ihre bestehende ASP-Umgebung um eine vollautomatische, rechtssichere E-Mail-Archivierung auf Basis der bewährten MailStore-Technologie. Eingehende und ausgehende E-Mails werden ohne manuellen Aufwand archiviert und erfüllen zuverlässig alle Anforderungen von GoBD und DSGVO. Dadurch reduzieren Sie Haftungsrisiken und schaffen transparente, nachvollziehbare Kommunikationsprozesse in Ihrer Kanzlei.

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TELEDATA ASP MAILKONTOR – rechtssichere E-Mail-Archivierung für Steuerkanzleien
Daniel Wegenast

„Seit wir MAILKONTOR nutzen, müssen wir uns um Aufbewahrung und DSGVO keine Sorgen mehr machen. Das spart Zeit und gibt ein gutes Gefühl.“

Daniel Wegenast, Steuerberater
ETL BCV GmbH Steuerberatungsgesellschaft

Effiziente E-Mail-Archivierung für moderne Steuerkanzleien

Rechtssicherheit, Effizienz und Stabilität im Kanzleialltag

Vollständige, unveränderbare und rechtskonforme Archivierung aller E-Mails

Vollständige, unveränderbare und rechtskonforme Archivierung aller E-Mails

Direkte Integration in TELEDATA ASP, kein separates System notwendig

Direkte Integration in TELEDATA ASP, kein separates System notwendig

Speicherung im deutschen DATEV-Rechenzentrum

Speicherung im deutschen DATEV-Rechenzentrum

Journaling sichert alle ein- und ausgehenden Mails automatisch

Journaling sichert alle ein- und ausgehenden Mails automatisch

Volltextsuche über E-Mails und Anhänge

Volltextsuche über E-Mails und Anhänge

Entlastung des E-Mail-Servers, vereinfachte Backup-Prozesse

Entlastung des E-Mail-Servers, vereinfachte Backup-Prozesse

Warum Kanzleien handeln müssen

E-Mail-Kommunikation als rechtliches und organisatorisches Risiko

E-Mail als Kanzlei-Archiv

In Steuerkanzleien wird ein Großteil der täglichen Kommunikation per E-Mail abgewickelt. Mandanten senden Belege, Steuerunterlagen und vertrauliche Daten über diesen Kanal. Dadurch werden Postfächer zu zentralen Informationsarchiven, die sensible Inhalte enthalten und im Bedarfsfall rechtlich überprüfbar sein müssen. Jede E-Mail kann als Nachweis in einer Betriebsprüfung oder in der Mandatskommunikation erforderlich werden.

Compliance-Risiken ohne Archivierung

Ohne strukturierte und rechtskonforme Archivierung entstehen erhebliche Risiken. Gelöschte oder veränderte Nachrichten gefährden Nachweispflichten und führen zu Verstößen gegen GoBD und DSGVO. Fehlende Belege oder unvollständige Archivierungen können zu rechtlichen Konsequenzen und Reputationsschäden führen.

Grenzen klassischer Maillösungen

Viele Kanzleien arbeiten noch mit lokalen Mailservern oder eigenständigen Archivlösungen. Diese verursachen hohen Administrationsaufwand, sind technisch störanfällig und oft nicht revisionssicher. Zudem erschweren sie den schnellen Zugriff auf ältere E-Mails oder Anhänge. Dadurch entsteht Zeitverlust im Tagesgeschäft und Unsicherheit bei der Auskunft gegenüber Mandanten oder Behörden.

Bedarf an zentraler Archivierung

Eine moderne Steuerkanzlei benötigt eine zentrale, automatisierte und manipulationssichere Lösung, die alle E-Mails vollständig und revisionssicher archiviert, gesetzliche Anforderungen erfüllt und ohne Mehraufwand in die bestehende IT-Struktur integriert ist.

Wie TELEDATA IT diese Herausforderungen löst

Integrierte Archivierung mit Rechts- und Betriebssicherheit

Erweitern Sie Ihre TELEDATA ASP-Umgebung um eine vollautomatische, rechtskonforme E-Mail-Archivierung. Die Lösung basiert auf der bewährten MailStore-Technologie und ist vollständig in das ASP-System integriert. Dadurch entsteht eine einheitliche, wartungsfreie Struktur für sichere, nachvollziehbare und effiziente Kommunikation.

Automatische Archivierung

Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden beim Versand oder Empfang über Journaling automatisch archiviert – unabhängig vom Benutzer. Jede Nachricht inklusive Anhängen und Metadaten wird unveränderbar gespeichert und revisionssicher dokumentiert.

Zentrale Speicherung

Die Archivierung erfolgt ausschließlich im deutschen DATEV-Rechenzentrum. Das garantiert höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards sowie vollständige GoBD- und DSGVO-Konformität.

Schneller Zugriff und Effizienz

Der Zugriff auf archivierte E-Mails erfolgt direkt über Outlook, Webinterface oder Client. Eine leistungsstarke Volltextsuche ermöglicht das Auffinden von Nachrichten und Anhängen in Sekunden.

Das Ergebnis ist eine sichere, transparente und wartungsfreie Archivierungslösung, die Ihre Kanzlei dauerhaft rechtlich absichert und den administrativen Aufwand deutlich reduziert.

TELEDATA ASP MAILKONTOR – rechtssichere E-Mail-Archivierung für Steuerkanzleien

Ihr Mehrwert

Rechtssicherheit, Effizienz und Stabilität im Kanzleialltag

TELEDATA ASP MAILKONTOR verbindet die Anforderungen moderner Steuerkanzleien mit technischer Präzision. Die Lösung entlastet IT-Strukturen, schützt sensible Daten und sichert langfristig die digitale Nachvollziehbarkeit – vollständig integriert in die bestehende ASP-Umgebung.

  • Vollständige, GoBD-konforme Archivierung aller E-Mails
  • Speicherung und Datenschutz im deutschen DATEV-Rechenzentrum
  • Direkte Integration in Outlook, kein separates Archivierungstool
  • Schnelle Volltextsuche über E-Mails und Anhänge
  • Entlastung von Servern und reduzierter Speicherbedarf
  • Revisionssichere Wiederherstellung archivierter Nachrichten
  • Zentrale Administration über TELEDATA ASP

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Alles, was Sie über TELEDATA ASP MAILKONTOR wissen müssen

Erfahren Sie mehr über die technischen Details und den praktischen Einsatz von TELEDATA ASP MAILKONTOR. Unsere weiterführenden Materialien helfen Ihnen, die Lösung im Detail zu verstehen und fundierte Entscheidungen für Ihre Kanzlei zu treffen.

Starke Partner und zertifiziertes Know-how für sichere E-Mail-Lösungen

E-Mails gehören zu den wichtigsten Informationsquellen einer Steuerkanzlei. Damit ihre Archivierung zuverlässig funktioniert, setzen wir auf bewährte Technologien und langjährige Partnerschaften. Als MailStore Certified Partner und DATEV PARTNERasp Premium Partner verfügen wir über das erforderliche Know-how für den professionellen Betrieb entsprechender Lösungen. Die VdS-Zertifizierung bestätigt diesen Anspruch durch unabhängig geprüfte Sicherheitsstandards.

Häufige Fragen zu MAILKONTOR

TELEDATA ASP MAILKONTOR ist eine Lösung zur vollautomatischen und rechtssicheren E-Mail-Archivierung für Steuerkanzleien. Sie basiert auf der bewährten MailStore-Technologie und ist direkt in die TELEDATA ASP-Umgebung integriert.

Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch über Journaling archiviert. Dabei werden auch Anhänge und relevante Metadaten revisionssicher gespeichert.

Die Daten werden ausschließlich im deutschen DATEV-Rechenzentrum gespeichert und profitieren dort von hohen Sicherheits- und Datenschutzstandards.

Der Zugriff erfolgt direkt über Outlook, einen Client oder ein Webinterface. Eine leistungsfähige Volltextsuche ermöglicht das schnelle Auffinden von E-Mails und Anhängen.

Nein. MAILKONTOR ist direkt in die bestehende TELEDATA ASP-Umgebung integriert. Ein separates Archivierungssystem ist nicht erforderlich.

Die Lösung erhöht die Rechtssicherheit, reduziert den Administrationsaufwand, entlastet den E-Mail-Server und vereinfacht Backup- und Suchprozesse.

Ja. Archivierte Nachrichten können revisionssicher recherchiert und bei Bedarf wiederhergestellt werden.

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Optimieren Sie Ihre Kanzleiprozesse, reduzieren Sie Risiken und erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen mit einer vollständig integrierten Lösung.

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